導入事例

「スマート書記」で
人事面談やミーティングにおける議事録作成時間を削減

第一生命保険株式会社様では、人事部にて実施する人事面談やミーティングでの活用をファーストステップに「スマート書記」を導入いただきました。
「スマート書記」は弊社関連会社のエピックベース社の開発した議事録作成システムで、代理店として弊社から提供しています。
これまでどんな課題を抱えていて、どのようにスマート書記で業務効率化に取り組んでいくか、今後の展望も含め、人事部人事課の竹内様、神山様にお伺いしました。

• 規模

  50,000名以上

• 業種

  生命保険会社

• 利用用途

  人事面談における議事メモの作成

TOPICS

お客様インタビュー

• 

  第一生命保険株式会社
  人事部人事課　竹内様、神山様

お二方の部署の主な業務を教えていただけますか。

竹内様、神山様

私たちの所属する人事部人事課では、主に社員の人事考課等を中心に人事運用を広く担当しています。その中でも社員との面談や、関連部署とのミーティングがとても多く、面談記録や議事録作成に多くの時間を取られていたことが、導入を検討するきっかけになりました。

 

社員との面談やミーティングの面談記録、議事録作成はこれまでどのように実施していたのでしょうか。

竹内様、神山様

取扱に配慮すべき内容が多いため、特定の役職者が自身で手打ちしているケースが多かったです。とりわけ、長時間に及ぶ場合は、書き起こしする量が膨大かつ確実に記録するため、時間的なこともありますが、精神的にも大変な仕事でした。

大事な業務ではありますが、この労力をより本来業務を更に充実させていくものにしていければと考えていました。

これまでの面談記録、議事録作成はどのような課題があったのでしょうか。

竹内様、神山様

記録を残していくために多くの時間を要していたこと、情報の取扱について配慮が必要な内容が多く記録を残すとしても誰もがその業務を担当出来るわけではないことが、主な課題として挙げられます。

とりわけ、人事課が行う社員との面談の記録について言えば、当然ながら面談は一度しか行われませんし、面談の記録を何度も振り返って社員のキャリアを創っていくことになりますので、とても重みのある記録となります。そのため、一つ一つの言葉を丁寧かつ正確に残す必要があります。

実際にご導入するにあたり、どのように検討が進んでいったのでしょうか。

竹内様、神山様

スマート書記を含め、いくつかのサービスを実際に試してみました。

他のサービス含め、これまでに当社では活用していなかったツールを人事部の担当者で楽しみながら試しました。

実際に複数のサービスを試されてみて、率直な感想はいかがでしたか？

竹内様、神山様

想像していたよりも正しく識字されるなというのが最初の印象でした。あとは、これまでの面談は会議室にて対面で行うことが多かったのですが、今後With/Afterコロナの環境において、WEBミーティングで行うことが増えていった時に、クラウド型のサービスは会議室に紐づかず利用出来る点もスマート書記の魅力に感じました。他に二社検討していたのですが、最終的にはコスト面とどこでも利用が出来る点がポイントになりました。

今後はどのような場面にご利用シーンを広げていきたいですか。

竹内様、神山様

導入をするにあたって、四つのステップを引いています。まずは第一段階として、先ほどお話した、人事部人事課での人事面談やミーティングでの活用があります。

第二段階としては、人事部全体でのミーティングや人事部と他所管でミーティングでの議事録作成への活用を想定しています。ここまでが人事部が関与するミーティング等への展開です。

第三段階としては、社内外の方との面談やミーティングを多く行っている部署は他部署での利用です。

最終段階としては全社展開に繋がっていけばよいなと思っております。

あわせて、一言一句残したいものと、要点だけわかればよいものなど議事録の様式も様々なため、目的にあわせて効果的にスマート書記を使用していきたいと考えています。