個人情報保護方針

　株式会社エーアイスクエア（以下、「当社」という）は、先進的な人工知能ソリューションの提供を通じて、顧客企業の労働生産性の飛躍的な向上を実現し、国内産業の競争力強化に貢献することを企業理念としております。この理念に基づき事業を運営する上で、顧客及び当社の情報資産が保護され、適切なときに利用可能であり、正確で法令に沿っていることは極めて重要です。そこで、取り扱う個人情報について適切な管理を行うことにより、個人の人格を尊重し、その権利及び利益を保護することを目的とし、全従業員等が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。

１．当社は、すべての事業で取り扱う個人情報および役職員等の個人情報に関して、個人情報保護に関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守するため、個人情報保護規程を定め、適切に運用いたします。
２．当社は、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
３．当社は、前項の措置により取得した個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。
４．当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等のリスクに対して合理的な安全対策および是正措置を講じます。
５．当社は、本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請及び苦情や相談に対して遅滞無く対応いたします。
６．当社は、個人情報保護規程を継続的に見直し改善いたします。
７．匿名加工情報の取扱い
　① 匿名加工情報の作成
　　当社は、匿名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの）を作成する場合には、以下の対応を行います。
　　・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
　　・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
　　・作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
　　・作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
　② 匿名加工情報の提供
　　当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。
　③ 匿名加工情報の受領
　　当社は、匿名加工情報を第三者から受領した場合には、受領した匿名加工情報の加工方法の取得を禁止し、加工前の個人情報における本人の特定を禁止します。
８．仮名加工情報の取扱い
　① 仮名加工情報の作成
　　当社は、仮名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別できないようにしたもの）を作成する場合には、以下の対応を行います。
　　・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
　　・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
　　・作成した仮名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
　　・作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
　② 仮名加工情報の提供
　　当社は、法令に基づく場合を除き、仮名加工情報を第三者に提供することを禁止します。
　③ 仮名加工情報の受領
　　当社は、仮名加工情報である個人データの提供を受ける者は、第三者に該当しないものとし、仮名加工情報を、作成の元となった個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で取扱います。利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報である仮名加工情報を取扱うときは、あらかじめ利用目的を変更し、変更後の利用目的を公表します。
９．個人情報の共同利用
　当社がお預かりした個人情報の一部は、当社及びHEROZグループ各社の役割と目的達成に必要な範囲に限って、以下のとおり共同で利用いたします。
　① 共同利用する個人情報の項目
　　氏名・性別・年齢・所属する組織の名称・郵便番号・住所・部署名・役職名・電話番号・FAX番号・メールアドレス・お取引履歴・お問い合わせ内容
　② 共同利用する者の範囲
　　当社及びHEROZグループ各社
　　グループ会社はこちら（https://heroz.co.jp/company/info/）をご確認ください。
　③ 共同利用の目的
　　当社及びHEROZグループ各社の事業活動に関する以下の事項とします。
　　【各社が提供するサービス】
　　サービスの提供・改善
　　新商品の開発
　　事業分析の基礎データとしての活用、統計情報の作成
　　製品・サービス、イベント等のご案内
　　各種アンケートの実施
　　お問い合わせへの対応（商品・サービスを提供する当社とHEROZグループ各社におけるお問い合せ内容の伝達・引継ぎを含みます。）
　　【採用・労務】
　　「共同利用する個人情報の項目」のうち採用応募者情報については、当社及びHEROZグループ各社が行う採用業務及び採用内定者の入社準備を行うため
　　「共同利用する個人情報の項目」のうち役職員の情報については、当社及びHEROZグループ各社が行う人事労務管理、業務管理及びセキュリティ管理のため

以上

初　版：2017年７月19日制定
第２版：2019年７月17日改定
第３版：2020年２月19日改定
第４版：2022年12月21日改定
第５版：2024年２月21日改定

当社の個人情報利用目的の公表

　当社は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第18条第１項に基づき公表します。

１．個人情報を直接書面（開示対象個人情報）にて取得した場合の利用目的について
　個人情報の取得に際して、直接書面（電子的方式、電磁的方式など人の知覚によっては認識できない方式で作られる記録を含む。以下、同じ）にて記載された個人情報を取得する場合は、その都度利用目的を明示し、その目的の範囲内で個人情報を取扱うものとします。
　（１）当社のサービス提供をご希望される方の個人情報
　　当社のサービス提供をご希望される方に、氏名、住所、連絡先、その他お申込みに必要な個人情報の提供をお願いしています。

個人情報種別利用目的
氏名・住所・連絡先・その他お申込みに必要な情報・ご本人様の確認、ご契約内容の確認、ご利用料金の請求、ご利用サービス提供条件の変更の通知、ご利用サービスの停止・中止・契約解除の通知、約款変更の通知、その他当社サービス提供のため
・電話、電子メール、郵便などの各種媒体により当社サービスに関する販売推奨、アンケート調査のため

　（２）採用活動にて取得する個人情報

個人情報種別利用目的
採用選考をご希望される方（以下、「応募者」といいます）に、履歴書・職務経歴書などに含む個人情報・採用選考及び入社手続

　　尚、応募者が採用された場合には、入社後の人事資料として利用します。その他の目的で利用することはありません。

　（３）株主、役員、従業員、その家族等及び退職者の個人情報
　　当社は株主、役員、従業員、その家族等及び退職者の個人情報（給与・賞与・健康診断などの機微な情報を含む）を、株式・人事・労務・考課・賃金・保険・健康管理・安全衛生などの業務に関する法令及び厚生労働省などの規範に基づき、以下の個人情報を利用目的の範囲で取り扱います。

個人情報種別利用目的
基本個人情報（氏名・住所・TEL・生年月日、メールアドレス・緊急連絡先・顔写真など、業務や連絡に必要な情報）・通常の業務や連絡などに利用するため
採用時提出情報（履歴書・職務経歴書・適正検査結果など）・通常の業務や連絡などに利用するため
人事考課情報・配属、異動、報酬などの人事関連業務に利用するため
健康診断結果・従業員の健康状態を把握するため
ご家族等の基本個人情報（住所・TEL・生年月日・緊急連絡先などの業務や連絡に必要な情報）・従業員に関わる緊急時の連絡のため
退職時提出情報（退職願・退職届）・離職率や退職者分析などの人事関連業務に利用するため
預金口座情報・経費精算、給与支給、社会保険業務及びそれに関わる連絡などに利用するため
生体認証情報・入退館システムの登録に利用するため
撮影、取材情報（氏名・部署名・顔写真・業務内容などの取材情報）・当社HPや各種媒体に広報、宣伝、採用活動などで掲載するため
株主・株主総会招集通知を発送するため等

２．個人情報を直接書面以外で取得した場合の利用目的について
　個人情報の取得に際して、直接書面以外の方法により取得する場合は、以下に記載する利用目的で取得し、その目的の範囲内で個人情報を取扱うものとします。

利用目的
受託業務に伴う、運用のため

　「開示等の求め」に応じる手続き等は「個人情報の開示等の求めに関する手続き」をご参照ください。

以上

個人情報の開示等の求めに関する手続き

　個人情報に関して本人は次の「求め」ができます。
「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止」当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

１．開示等の求めの受付
　（１）当社の個人情報の取扱いについて同意の上、４．に記載された相談窓口へ御連絡下さい。折り返し、お手続きは所定の用紙を郵送にて発送させて頂き対応致します。
　（２）開示等の求めに際しては、ご本人確認のため、以下の書類もご提出頂く事になります。
　　① 運転免許証、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
　　② 住民票の写し（開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）
　　③ 本人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
　（３）代理人の方が手続きをされる場合は、「当社よりご提示する所定の用紙」、「本人確認書類」に加え、以下の書類もご提供頂く事となります。
　　① 代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート等の写真で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
　　② 代理人の住民票の写し（開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）
　　③ 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
　　④ 代理を示す旨の委任状
　　⑤ 代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。

２．対応の検討
　必要書類の受け付け後、本人確認あるいは代理人確認ができたときは、当社にて検討します。 なお、以下の場合は開示等の求めに応じられない場合があります。
　　① 本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
　　② 違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
　　③ 国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
　　④ 犯罪の予防、鎮圧、または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
　　⑤ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
　　⑥ 法令に違反することとなる場合
　　⑦ 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

３．検討結果連絡
　当社にて検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
　　① 個人情報の利用目的の通知、開示の場合は、書面の郵送
　　② 個人情報の内容の訂正、通知または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、郵送
　　　なお、書面の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人または代理人の住所とします。
　　③ 本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから６ヶ月以内に責任を持って廃棄いたします。

４．お問い合わせ先
株式会社エーアイスクエア　 個人情報に関する相談窓口
TEL : 03-5835-3155（受付時間 平日10:00～17:30（土日祝日休業））
E-mail ： info@ai2-jp.com　　　
URL ： https://ai2-jp.com